3.3.2. Використання електронної пошти (e-mail)

.

3.3.2. Використання електронної пошти (e-mail)

Як відомо, електронна пошта є одним з найбільш поширених і використовуваних сервісів мережі Інтернет. Навіть склалися певні правила Інтернет етикету (так званий “нетикет”, від англ. “net” - мережа), спрямовані, як і будь-який етикет, на гармонізацію спілкування між людьми, зменшення витрат часу на обробку пошти, підтримку ділових і дружніх взаємин за допомогою електронного поштового зв’язку.

Не дивлячись на простоту та природність правил роботи з електронною кореспонденцією, багато людей свідомо або мимоволі не дотримуються їх. Як правило, в електронному повідомленні повинні бути заповнені всі поля:

• “Адреса одержувача”

• “Тема повідомлення”

• “СС” (carbon copy - адреса для копії)

• “Тіло листа”

• “Підпис”

• “Доданий файл (attachment)”.

49 Красницька А.В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування: Посібник. – 2-е вид., допов. і переробл. – К.: Парламентське вид-во, 2006. – С. 118 - 120

50 Там же – С. 395 - 396

Додатково може бути заповнене поле BCC (blind carbon copy), яке використовується для надсилання копії листа за адресою, яку не буде бачити основний одержувач.

Слід пам’ятати, що у копію «СС» слід ставити лише тих осіб, які мають бути проінформовані, однак не повинні відповідати на вашого листа.

Поле “Тема повідомлення” зазвичай містить від 3 до 8 слів, що лаконічно відображають його суть. У випадку листа-відповіді поштова програма автоматично розміщує в цьому полі тему вихідного листа, додаючи дві літери “Re” (від англійського “reply” - відповідь). Відсутність теми, як і відсутність супровідного тексту при пересиланні доданих файлів є ознакою поганого тону, і за наявності “обтяжуючих обставин” (наприклад, декілька порожніх листів підряд) часто є причиною ігнорування кореспонденції. Напевно майже всі потрапляли до ситуації, коли доводиться шукати потрібного листа серед великої кількості повідомлень без теми і для того, щоб знайти потрібну вам інформацію, ви змушені відкривати кожного листа та витрачати на пошуки багато часу даремно.

Отож, якщо ви додаєте вкладений файл, обов’язково вкажіть на це у листі.

Тіло листа

Довжина листа, як правило, не повинна перевищувати пів сторінки - сторінку. Більш довгі повідомлення готують в текстових редакторах і надсилають як додані файли. Варто у листі не використовувати багату кольорову гамму чи різні шрифти. Цілком можливо обмежитися одним кольором та одним розміром шрифту. Найчастіше у електронних листах використовуються такі шрифти як Arial (розмір 10-11), Times New Roman (розмір10 -11).

Якщо ваш партнер переходить від офіційного підпису - прізвище і посада - до менш офіційного, то доречно звертатися до нього по імені: шановний Іване Петровичу або просто Іване Петровичу.

Електронний підпис - це спеціально створений файл (sіgnature), що являє собою Ваш текстовий підпис. Наявність електронного підпису у Ваших повідомленнях є правилом гарного тону для ділового листування. У всіх сучасних поштових програм є опція створення електронного підпису. Електронний підпис не має перевищувати 5-6 рядків і може містити Ваше прізвище та ім’я, електронну адресу, адресу Інтернет сторінки (якщо є).

Корисно мати кілька варіантів підписів, які можна гнучко використовувати в залежності від характеру листування .

Електронна пошта - це комунікація з іншими людьми. Перш ніж відправити лист електронною поштою, прочитайте його і запитаєте себе, як би Ви відреагували, отримавши такого листа. Пам’ятайте про те, що важливо відповідати на електронні листи, які ви отримали від колег. Лишити листа без відповіді – найгірше порушення ділового етикету листування.

ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТА

: Valeria Sergienko [mailto:valeria.sergienko@ujfp.org.ua]

Sent: Monday, May, 2010 6:09 PM

To: offi ce@kiy.net.ua;

Subject: Інтенсивний курс для Керівників апаратів окружних адміністративних судів

Шановні пані та панове!

З 31 травня по 04 червня в Києві, у славнозвісному «Українському селі» проводиться інтенсивний курс з питань управління для Керівників апаратів окружних адміністративних судів. Детальна програма заходу міститься у вкладенні. Чекаємо на ваше підтвердження участі до 15 травня.

Якщо у вас виникнуть питання, звертайтесь до Валерії Сергієнко, Координатора навчальних програм:

тел.: +38 044 253 23 43

e-mail: valeria.sergienko@ujfp.org.ua

З повагою, Валерія Сергієнко

Координатор навчальних програм

Проект ЄС «Прозорість и ефективність функціонування судової системи України: компонент державної служби»

вул. Богомольця, 7/14, оф. 101

Київ 01024 Україна

тел.: +38 044 253 23 43

факс: +38 044 253 08 47

моб.: +38 066 718 10 88

e-mail: valeria.sergienko@ujfp.org.ua

18.01.12 / Просмотров: 5999 / Печать
.

Поиск

Расширенный поиск

Поделись с друзьями

Пользователь

Подписка на новости

Два плюс три будет, прописью?

RSS / MAP / W3C


RSS - международный формат, специально созданный для трансляции данных с одного сайта на другой. 
Используя готовые экспортные файлы в формате RSS, вы можете разместить на своей странице заголовки и аннотации сюжетов наших новостей. 
Кроме того, посредством RSS можно читать новости специальными программами - агрегаторами новостей - и таким образом оперативно узнавать 
об обновлениях нужных сайтов.
Google SiteMap
Valid XHTML 1.0 Transitional

Статистика

Опросы

Активных опросов нет