3.4.3.2. Позитивний досвід запровадження автоматизації документообігу в суді

.

3.4.3.2. Позитивний досвід запровадження автоматизації документообігу в суді (Дніпровський районний суд міста Києва)

Досвід Дніпровського районного суду м. Києва доводить, що впровадження засобів автоматизації суттєво поліпшує діяльність майже всіх ланок роботи суду. Цим пояснюється та велика увага, яка останніми роками приділяється в суді питанням інформатизації.

В Дніпровському районному суді м. Києва встановлена та використовується система електронного документообігу «Lotus Notes», розроблена на замовлення Українсько-канадського проекту судової співпраці.

Вказана система реєстрації і обліку документів розроблена відповідно до вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» та призначена для щоденного контролю за роботою суду, в тому числі за рівнем робочого навантаження суддів та за дотриманням вимог законодавства щодо строків призначення і розгляду судових справ. Система значно прискорює обслуговування громадян, які звертаються в канцелярію суду за інформацією про хід розгляду їх справ, допомагає підготовити щомісячні, піврічні і річні статистичної звітності, має функції централізованого зберігання текстів судових рішень і інших процесуальних документів з можливістю доступу всім працівникам суду. Система має можливості автоматичного надання інформації для підготовки аналітичних звітів та забезпечує зв’язок з двома приміщеннями суду і працівниками.

«Lotus Notes» підтримує операції: реєстрації вхідних документів, справ та скарг з генерацією порядкового номера; створення виконавчих листів на підставі даних з облікових карток; перереєстрації залишків справ на кінець року, а також передачі справ в поточний і загальний архів з формуванням списку справ.

Доступ до системи через локальну мережу мають всі судді і працівники апарату суду відповідно до своїх функціональних обов’язків. Судді і їх помічники бачать і можуть змінювати тільки ті картки справ, які знаходяться на розгляді у цього судді. Працівники цивільної та кримінальної канцелярій суду можуть працювати з усіма картками відповідної категорії справ. Керівництво бачить всі картки.

Електронні обліково-статистичні картки містять всю інформацію, передбачену інструкцією з діловодства. У картках ведеться протокол, що містить відомості про те, хто і коли виконував операції з карткою. Крім того, всі картки містять функції автоматичної перевірки на правильність їх заповнення. Обліково- статистичні картки, що містяться в системі, показуються у складі різних журналів. До складу системи входять журнали алфавітних показників справ для всіх видів обліково-статистичних карток і додаткові журнали. При цьому, навігатор дозволяє переходити до різних журналів. Поряд з навігатором відображається прізвище співробітника, який зараз працює з системою. У верхній частині електронного журналу знаходяться кнопки для виконання різних операцій над картками: створення нових карток, створення пов’язаних з ними документів, виконання інших операцій.

Відкрита електронна обліково-статистична картка на справу має вигляд звичайної паперової картки. У верхньому лівому кутку картки виноситься інформація про стан справи: «нерозглянута», «зупинена», «апеляція» тощо. Зворотній бік картки видно на екрані, якщо прокрутити картку нижче. Ще нижче знаходиться розділ «історія».

Проходження справи в суді

Справа, що надійшла до суду реєструється в журналі вхідної кореспонденції та передається до канцелярії. Працівник канцелярії ставить підпис у журналі вхідної кореспонденції та створює обліково-статистичну картку справи, яка містить основну інформацію по справі. Інші записи, пов’язані зі справою, приєднуються до неї.

В залежності від категорії справи, картка автоматично входить до складу алфавітних показчиків кримінальних, цивільних справ, справ про адміністративні порушення та ін. Номер справи створюється системою відповідно правилам формування номеру для кожної категорії справ.

Секретар канцелярії повинен заповнити в новій картці обов’язкові поля, в залежності від категорії справи. Суддя призначається модулем розподілу справ, або вручну. Суддя бачить справи, які передаються в його провадження у реєстраційному журналі по категоріям справ та ставить свій підпис коли отримує справу з канцелярії.

Для відкриття провадження у справі, закриття справи чи ін., суддя або його помічник вказує в обліково-статистичній картці дату відкриття або закриття провадження, робить відповідну позначку та приєднує до картки файл з текстом відповідного процесуального документу.

Всі події у справі фіксуються в обліково - статистичній картці або приєднаних файлах суддею чи його помічником. Дати та час на який призначені засідання, відображаються в картці.

Розглянута справа повертається до канцелярії суду, про що працівник відповідної канцелярії робить позначку у картці з зазначенням дати повернення справи.

На початку нового календарного року розглянуті справи та їх обліково- статистичні картки передаються до архіву, а залишок нерозглянутих справ перереєструється на новий рік. При цьому, у картці відмічається дата передачі до архіву та термін зберігання справи.

Всі документи та картки в системі мають розділ «історія» в нижній частині документу. В історії фіксується дані про те, хто, коли і які дії виконував з карткою (створював, заповнював відомості, додавав засідання). Записи в історії ніким не можуть бути змінені.

Журнали та пошук інформації в них

Журнали «алфавітні показчики» містять перелік обліково-статистичних карток з одним індексом («1», «2», «2н»), що розташовані в порядку зменшення реєстраційних номерів. Вони призначені для пошуку, зміни та створення нових обліково-статистичних карток. Всі алфавітні показчики знаходяться в закладці «журнали» і згруповані по категоріях карток («цивільні», «кримінальні», «адміністративні»).

Журнали передачі справ в інші організації формуються автоматично з карток, в яких є відмітки про передачу до Апеляційного суду, Верховного суду або до інших установ. Журнали знаходяться на закладці «журнали» у відповідних категоріях карток під списком алфавітних показників. У ці журнали потрапляють всі картки відповідної категорії з різними індексами. Наприклад, в журналі цивільних справ, переданих до апеляційного суду, можуть знаходитися картки з індексами «2», «2а», «8».

Журнал «Всі справи» містить всі основні види карток, окрім індексів «1п»,«4», «5». Для того, щоб побачити, загальну кількість справ на одного суддю, потрібно спочатку натиснути на значок «згорнути всі». З’явиться список прізвищ суддів. Число напроти кожного прізвища вказує загальну кількість справ. Для того, щоб ознайомитися зі списком детальніше, потрібно натиснути на значок розгортки навпроти прізвища судді, що цікавить. Для згортання непотрібної категорії, слід повторно натиснути на значок розгортки.

Для того, щоб побачити додаткові види карток (санкції та інші, які не увійшли до основного списку), потрібно перейти на закладку «звіти» і вибрати «інші справи за суддями». Екран поділений на 3 частини. У верхній частині – кількість санкцій, в середній - картки з індексами «5» і «1п», в ніжній - картки з індексами «6» і «6а».

Для переходу до журналу «календар засідань» необхідно натиснути на позначку «+» перед «всі справи». У додатковому списку, що з’явився, вибрати «календар». Календар містить всі засідання, призначені на конкретну дату і короткі відомості про справу, яка слухатиметься. Судді бачать тільки свої засідання, канцелярії та керівництво – всі. Можна вибрати різні режими показу – на день, на тиждень, на місяць.

Список засідань можна надрукувати. Для цього слід лише натиснути на кнопку «друк» у верхній правій частині екрану і вибрати дату, на яку друкувати. Список буде виведений в EXCEL, де його можна при необхідності відредагувати (наприклад підігнати під потрібний формат паперу) і надрукувати.

Для переходу до журналу судових засідань потрібно натиснути на позначку «+» перед «всі справи». У додатковому списку, що з’явився, вибрати «засідання».

Журнал виконує ті ж функції, що і відповідний паперовий журнал. Містить засідання, призначені на конкретну дату. У разі натиснення на кнопку «картка», можна перейти до картки справи. Використовуючи позначку «Додати запис» можна створити нове засідання, не пов’язане з карткою. Також журнал містить відмітки про здачу справи до канцелярії – дату здачі і електронний підпис працівника канцелярії, що прийняв справу.

Вся вхідна кореспонденція реєструється старшим секретарем в електронному журналі «вхідна кореспонденція». Якщо натиснути на дату реєстрації, то всі записи, які відносяться до цієї дати будуть показані, або навпаки, приховані. Всі користувачі, окрім керівництва і старшого секретаря, можуть бачити тільки розписані на них документи. Записи в реєстраційному журналі не можуть змінюватись.

Для переходу до журналу «повернення справ до канцелярії», потрібно перейти на закладку «звіти» і вибрати «повернення до канцелярії». У цей журнал потрапляють справи, розглянуті але не повернені до канцелярії, або розглянуті з порушенням встановлених строків. Для того, щоб в цьому журналі з’являлася інформація, потрібно заповнити терміни повернення справ в канцелярію через кнопку «параметри».

Розділ електронного документообігу «Архів» призначений для обліку та зберігання інформації про справи минулих років. Для переходу до архіву слід натиснути позначку «архів» на навігаторі у лівій частині екрану. При цьому відкриється нове вікно зі своїм навігатором для переходу між журналами.

Архів ділиться на «поточний» і «загальний» архів суду. Для того щоб перейти до журналів потрібного архіву, необхідно натиснути на лівому навігаторі позначку «+» перед назвою відповідного архіву і в списку, який розкриється, вибрати необхідний журнал.

Всі картки в архіві зібрані в журнали по видах справ: адміністративні, кримінальні, цивільні. Окремого розподілу журналів по кожному виду індексів немає. Принципи роботи з журналами архіву такі ж, як і для журналів алфавітних показників, з тією відмінністю, що в архіві картки згруповані по роках. Для розгортання карток за потрібний рік, слід натиснути значок розгортки навпроти потрібного року.

Картки справ створюватися безпосередньо в архіві не можуть, а потрапляють в архів тільки шляхом перенесення з алфавітних показників справ.

Для друку списку справ, які зберігаються в архіві, слід натиснути на кнопку в журналі «список» - «список на дату». Відкриється діалогове вікно, в якому містяться настройки виду списку для друку. Для друку всіх справ за рік, необхідно вибрати «усі за рік» і ввести рік. Якщо потрібно надрукувати список справ, які передані в певне число, слід вибрати «передано на дату» і вказати потрібну дату. «Включати до списку тільки при наявності архівного номеру» - якщо вибрано «так», то в загальний список включатимуться тільки справи, в яких вказаний архівний номер. В архіві зберігаються також журнали вхідної кореспонденції за минулі роки.

Підсистема «Судові рішення» призначена для зберігання і швидкого пошуку текстів судових рішень у кримінальних, цивільних і адміністративних справах. Всі документи в підсистемі доступні для перегляду і друку але недоступні для внесення змін. Всі документи містять відмітки про те, ким і коли вони були внесені до системи.

Для переходу у підсистему «Судові рішення» потрібно натиснути на напис «Судові рішення» у навігаторі в лівій частині екрану. Документи в розділі «рішення» впорядковані по видах справ, роках розгляду та суддях.

У підсистемі працює пошук, який дозволяє знаходити документи за ключовими словами: по прізвищам учасників або свідків, назвам місцевостей, підприємств, статтям кодексів, формулюванням та ін.

Пошук та друк карток

Принцип пошуку полягає в тому, що користувач задає умови для пошуку і отримує список карток, які задовольняють заданим параметрам. Найпростішим способом є завдання тексту для пошуку, наприклад, прізвища відповідача.

Зразком для пошуку може бути прізвище сторони, номер справи та ін. Якщо потрібно знайти справу за номером, слід вказати тільки її порядковий номер. Наприклад, щоб знайти справу №2а-55/2010, достатньо в зразку для пошуку набрати «55», знаходячись в журналі «цивільні справи-форма 2а». Система покаже список тих справ, що задовольняють умовам пошуку документів. Для того, щоб повернутися в загальний список документів слід натиснути кнопку «Очистити результати». Умови пошуку можна зберегти для повторного використання. Для цього користувач повинен натиснути на кнопку «зберегти». Для відновлення параметрів збереженого пошуку натиснути кнопку «завантажити».

Список вибраних документів може бути надрукований. Для цього потрібно вибрати з меню програми «файл» - «друк». У вікні параметрів друку, що відкрилося, слід вибрати в розділі «об’єкти для друку» «вибране уявлення». Існує і інший спосіб друку карток – виведення списку вибраних справ в Excel. Для цього слід перейти на закладку «звіти» у лівій панелі навігатора, в потрібному журналі виділити документи, які слід надруковати (також це можуть бути результати пошуку) і натиснути на кнопку «експорт». «Експорт» - «Усі дати» виводить список справ разом з датами засідань і причинами їх перенесення.

Створення карток по кримінальним справам та робота з ними

Створювати нові картки може тільки працівник канцелярії. Для створення нової картки користувач повинен натиснути кнопку «Нова справа» в журналі «кримінальні справи». При цьому, автоматично формується номер вигляду «1-476/2010», де «1» - ознака картки кримінальної справи, далі – порядковий номер кримінальної справи з початку року. Номер, що згенерувався системою, може бути змінений працівником канцелярії. Така необхідність виникає коли потрібно зареєструвати декілька карток обвинувачуваних в одній справі, а також на початку року.

Якщо потрібно реєструвати картки нового року, а старі ще не перереєстровані, номер, що згенерувався системою, потрібно замінити на номер, який на одиницю більше суми залишку нерозглянутих справ на кінець року.

Користувач обов’язково повинен вибрати показник «справа/материал/ скарга», заповнити дату надходження, ввести прізвище, ім’я, по батькові обвинуваченого, заповнити запобіжний захід, вибраний судом і, якщо запобіжний захід вибраний «Взяття під варту», зазначити дату перерахування за судом. Для збереження введеної інформації слід натиснути кнопку «зберегти». У разі відсутності заповнення якого-небудь з обов’язкових полів, з’явиться вікно із заголовком «Помилка» і текстом помилки. Картка за наявності помилок не може бути збережена. В цьому випадку потрібно натиснути на «Ок» для закриття вікна повідомлення і продовжити редагування картки, або натиснувши на кнопку «вихід» вийти з картки без збереження інформації. Якщо з’явиться вікно «Увага», то повідомлення носить характер попередження і картка може бути збережена. Назви кодексів вводяться з довідника.

Картка може бути надрукована кнопкою «друк». Кнопка «вихід» закриває картку, при цьому виводиться повідомлення «зберігати зміни?». Якщо користувач вибере «ні», внесені зміни не будуть збережені.

Працівник канцелярії повинен зазначити, якому судді передана справа. Прізвище судді обов’язково повинно вибиратись з відповідного списку. Після того, як прізвище судді вибране, суддя, його помічник і секретар побачать картку в своєму алфавітному показнику справ. Для переходу до інших частин картки, слід натиснути кнопку «Вся картка».

Для того, щоб внести інформацію про хід розгляду справи, суддя або помічник судді повинні знайти картку в журналі «кримінальні справи». У верхній частині картки показаний стан справи - «нерозглянуто». Верхня частина вікна містить лицьову частину картки, нижня – оборотну. У самому низу знаходиться розділ «історія», в якому можна побачити історію роботи з карткою.

Після натискання на частини картки, яка містить відомості про обвинуваченого, картка переходить в режим зміни. У цьому режимі можна відзначити дату і результати попереднього засідання, поставити відмітку про повернення справи за ст. 232 або ст. 249 КПК України. Якщо справа повернута, справа вважається розглянутою і картка змінює стан на «розглянуто». Картки в стані «розглянуто» стають недоступними для змін.

У випадку якщо провадження у справі зупинено, потрібно зазначити причину зупинення і дату. При цьому у верхній частині картки з’явиться «зупинено».

У разі відновлення провадження, слід відмітити позначку «відновлене провадження в справі» і проставити дату відновлення. У випадку, якщо дат зупинення і відновлення декілька, їх слід вказувати через кому. Якщо картки об’єднані, ця інформація повинна міститися в кожній картці для правильного відображення у звітах. Для того, щоб дані з головної картки перенести у всі інші, слід відкрити головну картку і натиснути кнопку «Синхронізація карток».

Для внесення відомостей про судові засідання потрібно відкрити картку та натиснути «Призначено попереднє засідання» - для попереднього засідання, або «призначено до розгляду» для інших.

У разі об’єднаних карток, операція повинна виконуватися тільки в головній картці. Відкриється вікно, в якому потрібно вказати дату і час засідання. Решта інформації переноситься з картки автоматично.

У запис про засідання згодом суддя або його помічник може внести результати розгляду або причини відкладення засідання чи перерви. Список стандартних причин відкладення та перерви можна отримати, якщо натиснути на кнопку поряд з полем і з випадаючого списку обрати потрібну. Дата, на яку відкладено слухання справи чи оголошено перерву, заповнюється автоматично при виборі наступної дати засідання у справі.

Засідання показуються в картці як список дат з примітками в календарі і в журналі судових засідань. Дату, на яку призначено слухання справи, вносити в картку не треба. Вона буде автоматично внесена до картки при внесенні дати першого засідання.

Для внесення до картки відомостей про окремі ухвали, потрібно натиснути «Окремі ухвали» на другій (оборотній) частині картки. Відкриється вікно з бланком для введення інформації. Внести до нього необхідну інформацію і натиснути на «ОК».

Внести текст рішення до картки може суддя, який розглядає справу, його помічник, або працівник канцелярії. Для переходу в режим внесення рішення потрібно, відкрити необхідну картку, перевірити правильність внесених до картки відомостей, натиснути «справа розглянута одноособово/колегіально», «дата розгляду». Програма перейде до бланку заповнення рішення, поля якого слід заповнити. Після закінчення роботи необхідно натиснути на кнопку «OK» у верхній частині картки.

У всіх картках повинна бути заповнена графа «стаття, за якою справа обліковується у звіті». Якщо в ході слухання справи, стаття обвинувачення змінилась і справа була розглянута по іншій статті, а не по тій за якою поступило до суду, строчка «стаття, за якою справа обліковується у звіті» не змінюється. Нова стаття вказується в строчці «стаття, за якою особа обліковується у звіті». Цим правилом потрібно користуватися тільки якщо у справі один обвинувачений, або цей обвинувачений йде першим у справі. (Т.ч. його картка в системі головна). В тому випадку, якщо у справі проходить декілька осіб, у всіх приєднаних картках обвинувачених, в строчці «стаття, за якою справа обліковується у звіті», можна вказати статтю, по якій засуджено саме цю особу.

Якщо результат розгляду справи «розглянуто з винесенням вироку», то для кожної особи у справі потрібно вказати це окремо (обрати зі списку) а також вказати міру покарання (обрати зі списку).

Картка після заповнення рішення повинна перейти в стан «розглянуто». Після цього вносити зміни не можна. Рішення вважається заповненим, якщо встановлена «дата розгляду» (поле з датою після «справа розглянута одноособово/колегіально»). Якщо ця дата не встановлена, картка залишається в стані «нерозглянуто» і режим внесення рішення буде доступний.

Результати розгляду справи повинні бути занесені у всі об’єднані картки, інакше некоректно показуватиметься кількість розглянутих і нерозглянутих справ. Це можна зробити вручну, по черзі вносячи інформацію до кожної картки або натиснувши на кнопку «Синхронізація карток» в головній картці.

Значення для поля «Міри покарання» вибирається з довідника. Якщо вибраний штраф, то в додаткове поле після «Міри покарання» слід вписати суму штрафу (цифрами).

Для заповнення сум шкоди заподіяної злочинами, на зворотному боку картки слід натиснути на «картку обліку сум злочину». Заповнення здійснюється згідно з правилами вказаними в Інструкції з діловодства. Після цього слід натиснути на «вся картка». На питання «зберегти зміни» відповісти «так».

Повернення до канцелярії може виконуватися через картку або через журнал судових засідань:

1. Робота через картку. Працівник канцелярії відкриває картку і натискає строчку «повернено до канцелярії». Вибирає дату повернення справи. У журналі судових засідань з’являється запис про результати розгляду справи і повернення справи до канцелярії. Автоматично ставиться електронний підпис працівника канцелярії.

2. Робота через журнал. Працівник канцелярії знаходить в журналі запис про засідання, на якому було розглянуто справу і натискає кнопку «Повернено до канцелярії». Вибирає дату повернення. Електронний підпис працівника канцелярії ставиться автоматично.

Якщо засідань у справі не було, операцію можна виконати тільки через картку. При поверненні в канцелярію потрібно перевірити вірність зазначення статті, по якій справа обліковується у звіті (верхня строчка в картці).

Відмітки про виконання, заповнення даних про потерпілих, суми збитків можна внести тільки для розглянутих карток. Для внесення до картки дат «Надсилання копій вироку», «Отримання копій вироку», «Набрання вироком законної сили», «Звернення вироку до виконання» потрібно вибрати відповідну строчку на другій (зворотній) частині картки. У вікні, що відкрилося, поставити потрібну дату. Якщо дата поставлена помилково, потрібно натиснути ще раз по цій строчці і стерти дату.

Після відмітки «Набрання вироком законної сили» картка переходить в режим «на виконанні». Після відмітки «звернення вироку до виконання» картка переходить в стан «виконано».

Розділ, в якому заповнюються дані про потерпілих, може заповнюватися працівником канцелярії у всіх картках, окрім нерозглянутих. Для заповнення розділу потрібно натиснути у картці в районі напису «Відомості про потерпілих». Програма перейде до бланка заповнення відомостей. Всі доступні для заповнення поля будуть виділені чорним кольором, інші – сірим. Після закінчення роботи слід натиснути на кнопки «зберегти» і «вихід» у верхній частині картки.

У разі наявності об’єднаних карток, для звіту достатньо, щоб дані по потерпілих заповнювалися тільки для головної картки. Заповнення цього розділу для приєднаних карток помилкою не є і при складанні звіту не враховується. Примітки, для яких не передбачені спеціальні поля в картці, можуть вноситися до «інші відмітки». Для внесення приміток потрібно натиснути цю строчку і вписати у вікні, що відкрилося, необхідну інформацію. Цю операцію можна повторювати кілька разів, внесений текст дописуватиметься в кінець попереднього.

Коли картка знаходиться у стані «розглянуто», можливе заповнення розділів «апеляційна інстанція», «касаційне провадження» за результатами оскарження судового рішення. Для цього потрібно перейти на другу (зворотну) сторону картки, натиснути заголовок потрібного розділу і заповнити його.

Як тільки в картці з’являється дата відсилання справи до апеляційного (касаційний) суду, картка потрапляє в журнал «по апеляціям (по касаціям)». Інформація в розділі доступна для змін, до тих пір, поки не буде поставлена дата розгляду апеляційним (касаційним) судом. Коли справа повертається до суду першої інстанції, працівник канцелярії може зазначити в журналі, якому судді передана справа. На справу заводиться нова реєстраційна картка.

У разі апеляційного оскарження якого-небудь документа у справі, слід натиснути по строчці «відомості про апеляційне оскарження». Відкриється діалогове вікно. Для внесення до нього шаблону тексту натиснути на кнопку «додати» і дописати додаткову інформацію. Після натиснення «ОК» текст додасться у відповідний розділ картки. Для того, щоб відредагувати вміст розділу, не натискаючи на «додати» потрібно відредагувати вміст вікна і натиснути «ок». Картка потрапляє в журнал «по апеляціям».

Для переходу до алфавітного показника справ з індексом 1н («справи неповнолітніх») потрібно натиснути позначку «+» на панелі навігатора перед «кримінальні справи». У додатковому списку вибрати відповідний журнал. Робота із створення і заповнення цих карток нічим не відрізняється від роботи з картками кримінальних справ. При виборі в навігаторі «Звільнення від відповідальності» або «Виконання вироків» відкриється нове вікно зі своїм навігатором для переходу між журналами. Для повернення до головного меню програми потрібно натиснути строчку «Обліково-статистичні картки» в навігаторі. Робота із створення і заповнення цих карток нічим не відрізняється від роботи з картками кримінальних справ. При заповненні карток з індексом «5» пунктів 1-16 заповнювати не треба – вони залишені для сумісності із старими картками. Замість них потрібно натиснути на значок і вибрати потрібне значення із списку.

Створення карток по цивільним справам та робота з ними.

Для створення нової картки користувач повинен натиснути кнопку «Нова картка» в журналі «цивільні справи». Створювати нові картки може тільки працівник канцелярії. Реєстраційний номер картки генерується системою автоматично і складається з індексу «2», порядкового номера цивільної справи з початку року і чотирьох цифр поточного року. Номер, згенерований системою, може бути змінений працівником канцелярії. Така необхідність може виникнути у разі коли слід зареєструвати декілька карток по одній справі, а також на початку року.

Якщо потрібно зареєструвати декілька карток з одним номером, в знов створеній картці номер, що згенерував, потрібно зменшити на 1. З’являться 2 картки з одним номером. Якщо потрібно реєструвати картки нового року, а старі ще не перереєстровані, номер, що згенерувався системою, потрібно замінити на номер, який на одиницю більше суми залишку нерозглянутих справ на кінець року.

Користувач обов’язково повинен заповнити дату надходження матеріалу, ввести прізвище, ім’я, по-батькові або найменування сторін. Для збереження введеної інформації натиснути кнопку «зберегти». У разі відсутності якого- небудь з обов’язкових полів, з’явиться вікно із заголовком «Помилка» і текстом помилки. Картка за наявності помилок не може бути збережена. В цьому випадку потрібно натиснути на «Ок» для закриття вікна повідомлення і продовжити редагування картки, або натиснувши на кнопку «вихід» вийти з картки без збереження інформації. Якщо з’явиться вікно «Увага» (наприклад не вказаний рядок звіту), то повідомлення носить характер попередження і картка може бути збережена.

Картка може бути надрукована кнопкою «друк». Кнопка «вихід» закриває картку, при цьому виводиться повідомлення «зберігати зміни?». Якщо користувач вибере «ні», внесені зміни не збережуться.

Для того, щоб внести інформацію про хід розгляду справи, суддя або помічник судді повинні знайти картку в журналі «показчик цивільних справ». У верхній частині картки показаний стан справи - «нерозглянуто». Верхня частина вікна містить лицьову частину картки, нижня – оборотну частину. У самому низу знаходиться розділ «історія», в якому можна побачити історію роботи з карткою.

Після натискання на частину картки, яка містить відомості про сторони, картка переходить в режим зміни (тільки якщо вона не в стані «розглянуто»). У цьому режимі можна внести результати розгляду матеріалу, справи та ін. При внесенні відміток про результати розгляду матеріалу слід вибрати необхідне значення (наприклад «залишено без руху») і поставити дату ухвалення рішення. Одночасно декілька результатів відзначити не можна – система видасть повідомлення про помилку. Вибраний результат розгляду стане новим станом картки. Подальша робота з карткою можлива, тільки якщо вона «прийнята до провадження» (окрім індексу 2н(«накази»).

Для того, щоб призначити попереднє засідання, потрібно натиснути на текст «Призначено попереднє судове засідання» в основній картці. Відкриється вікно, яке слід заповнити. Після цього у картці з’явиться відмітка про те, на яку дату призначено попереднє засідання. Дату можна згодом змінити вручну. Для того, щоб зазначити результат попереднього засідання, необхідно перейти в режим зміни і внести необхідні позначки. Якщо в попередньому засіданні справа була розглянута, все одно потрібно виконати дії, описані в розділі «заповнення результатів розгляду».

У випадку якщо провадження у справі зупинене, слід вибрати зі списку причину зупинення і зазначити дату. У верхній частині картки з’явиться «зупинено». У разі відновлення провадження, слід відмітити «відновлене провадження в справі» і поставити дату. У випадку, якщо дат зупинки і відновлення декілька, їх потрібно вказувати через кому.

Для внесення відомостей про судові засідання потрібно натиснути ««призначено до розгляду». Відкриється вікно, в якому необхідно вказати дату і час засідання. Решта інформації переноситься з картки автоматично. У запис про засідання згодом суддя або його помічник може внести результати розгляду або причини перенесення засідання. Список стандартних причин перенесення можна отримати, якщо натиснути на кнопку поряд з полем і з випадаючого списку вибрати потрібну. Дата, на яку перенесено слухання справи, заповнюється автоматично при виборі наступної дати засідання у справі. Засідання показуються в картці як список дат з примітками, в календарі і в журналі судових засідань. Дату, на яку призначено слухання справи, вносити в картці не треба. Вона буде автоматично внесена до картки при внесенні дати першого засідання, але при необхідності може бути скорегована вручну.

Для внесення до картки результатів розгляду справи, користувач повинен відкрити картку і натиснути відповідну область бланку. У випадку, якщо ця операція допустима, на екрані з’явиться бланк для введення інформації. Поля, які дозволено заповнювати в цьому режимі, будуть виділені чорним кольором, решта частини бланка – сіра.

Прізвище судді і кількість днів перебування справи в провадженні обчислюються автоматично. Обов’язково повинні бути заповнені результати розгляду, резолютивна частина, сума до стягнення (там де вона є). Після того, як користувач вніс дату розгляду, зберіг зміни і закрив бланк для введення, зміна введеної інформації забороняється системою. Повернення до канцелярії може виконуватися через картку або через журнал судових засідань.

1. Робота через картку. Працівник канцелярії відкриває картку і натискає строчку «повернено до канцелярії». Обирає дату повернення справи. У журналі судових засідань з’являється запис про результати розгляду справи і повернення справи в канцелярію. Автоматично ставиться електронний підпис працівника канцелярії.

2. Робота через журнал. Працівник канцелярії знаходить в журналі запис про засідання, на якому було розглянуто справу і натискає кнопку «Повернено до канцелярії». Обирає дату повернення. Електронний підпис працівника канцелярії ставиться автоматично. Якщо засідань у справі не було, операцію можна виконати тільки через картку.

Для внесення до картки дат «Набрання рішенням законної сили», «звернено до виконання» потрібно вибрати відповідну строчку в картці. У вікні, що відкрилося, поставити потрібну дату. Якщо дата поставлена помилково, слід ще раз натиснути по цю строчку і стерти дату. Після відмітки «Набрання рішенням законної сили» картка переходить в стан «на виконанні». Після відмітки «звернення рішення до виконання» картка переходить в стан «виконано».

Розділи «довідка» і «інші відмітки» може заповнювати працівник канцелярії у всіх картках, окрім нерозглянутих.

Коли картка знаходиться у стані «розглянуто», можливе заповнення розділів «апеляційна інстанція», «касаційне провадження» результатами оскарження судового рішення. Для цього потрібно перейти на другу (зворотну) сторону картки, натиснути заголовок потрібного розділу і заповнити його. Як тільки в картці з’являється дата відсилання справи до апеляційного (касаційний) суду, картка потрапляє в журнал «по апеляціям (по касаціям)». Інформація в розділі доступна для змін, поки не буде поставлена дата розгляду апеляційним (касаційним) судом. Коли справа повертається до суду першої інстанції, працівник канцелярії може відмітити в журналі, якому судді передана справа. На справу заводиться нова реєстраційна картка.

У разі апеляційного оскарження якого-небудь документа у справі, слід натиснути строчку «відомості про апеляційне оскарження». Відкриється діалогове вікно. Для внесення до нього шаблону тексту натиснути на кнопку «додати» і дописати необхідну інформацію. Після натиснення «ОК» текст додасться у відповідний розділ картки. Для того, щоб відредагувати зміст розділу, не натискаючи на «додати» потрібно відредагувати вміст вікна і натиснути «ОК». Картка потрапляє в журнал «по апеляціям».

При внесенні інформації про результат розгляду заяви про видачу судового наказу, слід вибрати пункт «заяву задоволено, судовій наказ видано» в тому випадку, якщо заяву дійсно задоволено. Якщо до суду повертається повідомлення про вручення «наказу» боржникові, в картці відмічаються дата набрання наказом законної сили. У випадку, якщо наказ не може бути вручений, набрання законної сили не відмічається. Суми, присуджені до стягнення, в цьому випадку не зазначатимуться у звіті як стягнуті. Текст наказу може бути підготовлений самостійно в Word і приєднаний до картки так само як і звичайні тексти рішень. Можна скористатися наявним в системі бланком, для чого натиснути «створити» - «наказ» в журналі «форма 2н». Якщо було подано заяву про скасування наказу, ця інформація зазначається на оборотній стороні форми «2н» і в журналі «2с». Звіт про скасування наказів будується по відмітках у формі «2н». Список всіх наказів, в яких є відмітки про скасування, можна отримати через «перевірка»-«цивільні справи».

Картки цивільних справ з індексами 2а, 2к, 2о, 2п, 2с, 2в, 6, 6а, 8, 8а по формах передбачених інструкцією, створюються з відповідних журналів. Для переходу до алфавітних показників справ з цими індексами, потрібно натиснути позначку «+» на панелі навігатора перед «цивільні справи». У додатковому списку вибрати відповідний журнал. Робота з ними виконується так само, як для справ позовного провадження.

Створення карток по адміністративним справам і робота з ними

Для створення нової картки користувач повинен натиснути кнопку «Нова картка» в журналі «адміністративні справі». Формується номер вигляду «3-476/2010», де «3» - індекс, далі – порядковий номер адміністративної справи з початку року. Обов’язкові поля – дата надходження і прізвище порушника. Назви кодексів і редакцій вибираються з довідника. Якщо в картці поставлена відмітка «корупція», картку буде видно в загальному списку – показнику адміністративних справ, і в журналі «корупція». Поля, доступні для заповнення при реєстрації, виділяються чорним кольором. Для збереження введеної інформації слід натиснути кнопку «зберегти». У разі відсутності якого-небудь з обов’язкових полів, з’явиться вікно із заголовком «Помилка» і текстом помилки. Картка за наявності помилок не може бути збережена. В цьому випадку потрібно натиснути на «Ок» для закриття вікна повідомлення і продовжити редагування картки, або натиснувши на кнопку «вихід» вийти з картки без збереження інформації. Якщо з’явиться вікно «Увага» (наприклад не вказаний рядок звіту), то повідомлення носить характер попередження і картка може бути збережена. Картка може бути надрукована кнопкою «друк». Кнопка «вихід» закриває картку, при цьому виводиться повідомлення «зберігати зміни?». Якщо користувач вибере «ні», внесені зміни не збережуться.

Для переходу до заповнення результатів розгляду, слід відкрити картку і частину картки, що містить результати розгляду. При введенні дати розгляду, картка переходить в стан «розглянуто» і надалі в ній можна додати тільки інформацію про апеляційне оскарження і відмітки про виконання. Обов’язково повинні вказуватись результати розгляду, і залежно від цього, заповнюватись відповідні частини картки (вид стягнення, причина закриття). Неправильна картка не може бути збережена – видається повідомлення про помилку.

Повернення в канцелярію виконується через картку. Працівник канцелярії відкриває картку і натискає строчку «повернено до канцелярії». Вибирає дату повернення справи. У журналі судових засідань з’являється запис про результати розгляду справи і повернення справи в канцелярію. Автоматично ставиться електронний підпис працівника канцелярії. Операції з відміток про виконання, заповнення довідкового розділу, доступні тільки для карток в стані «розглянуто». Натисненням відповідної частини картки відкривається діалогове вікно «Внести відомості про виконання». Необхідно вказати відповідні дати, район в який постанова передана на виконання і інші відмітки.

Операція про апеляційне оскарження доступна тільки для карток в стані «розглянуто». При натисненні відповідної частини картки відкривається діалогове вікно. Після того, як вказана дата рішення апеляційного суду і зміни в картці збережені, розділ недоступний для подальших змін.

Підсистема «САНКЦІЇ»

Підсистема «санкції» призначена для обліку зберігання карток санкцій. Для переходу до санкцій потрібно натиснути напис «санкції» у навігаторі в лівій частині екрану. Відкриється нове вікно зі своїм навігатором для переходу між журналами. Журнал «Всі санкції» містить перелік всіх санкцій в порядку зростання реєстраційних номерів. Всі операції з санкціями виконуються так само, як і для карток на кримінальні справи. Картка складається з тих же частин, що і картка на кримінальні справи, картка також може перебувати у станах: «не розглянуто», «розглянуто», «виконано». Тексти ухвал розміщуються таким же чином і знаходяться в підсистемі «Судові рішення» в журналі «ухвали по санкціям».

Журнал реєстрації речових доказів

Додавання записів в журнал реєстрації речових доказів проводиться з журналу «Кримінальні справі». Для створення нового запису потрібно в цьому журналі вибрати картку справи, по якій слід зареєструвати речовий доказ, натиснути кнопку «Створити» і вибрати підменю пункт «Речові доказі». Після цього відкриється бланк реєстрації, з полів якого формуються колонки журналу речових доказів. Для збереження нового документа (після заповнення всіх необхідних полів), слід натиснути кнопку «Зберегти», а для завершення роботи з бланком – кнопку «Вихід». Дату надходження (підкреслено червоним) необхідно заповнювати обов’язково. З журналу «Кримінальні справі» можна проглянути список всіх речових доказів, пов’язаних зі справою. Для цього слід вибрати картку даної справи, натиснути кнопку «Перегляд» і вибрати з підменю пункт «Речові докази». Для переходу до підсистеми реєстрації речових доказів потрібно натиснути в лівій частині екрану «речові докази». Відкриється нове вікно зі своїм навігатором для переходу між журналами. Журнал «Речові доказі» містить всі зареєстровані речові докази в порядку убування реєстраційних номерів. Всі документи в журналі доступні для перегляду і внесення змін. Якщо в документі не збережені заповнені поля «Дата рішення суду про речові докази» і «Дата виконання», то доступними для змін є всі раніше внесені дані. Якщо в документі збережено заповнене значення поля «Дата рішення суду про речові докази», то доступними для редагування залишаються тільки наступні п’ять полів (решта всіх полів стає недоступними для зміни): «Кому відправлені (передані) документи на виконання»; «Кому передані речові докази для виконання»; «Коли передані речові докази для виконання»; «Дата виконання»; «Примітки». Якщо ж в документі збережено заповнене поле «Дата виконання», то вищенаведені п’ять полів стають недоступними для редагування. У додатковому журналі «За справами» речові докази згруповано за номером справи, до якої вони відносяться.

Створення і заповнення виконавчих листів

Створення нового виконавчого листа передбачено в журналі «Обліково- статистичні картки» в розділах «Кримінальні справі» і «Цивільні справі». Для створення нового виконавчого листа потрібно у вказаному журналі вибрати справу, до якої створюється виконавчий лист і натиснути кнопку «Створити» - «Вик. лист», після чого відкриється бланк виконавчого листа, в який переноситься інформація з картки. Для збереження нового виконавчого листа (після заповнення всіх необхідних полів), слід натиснути кнопку «Зберегти», а для завершення реєстрації виконавчого листа – кнопку «Вихід». Порядковий номер виданого виконавчого листа обчислюється системою, але може бути змінений користувачем.

Всі видані за рік виконавчі листи можна проглянути в журналі видачі, де вони розташовані в порядку зменшення реєстраційних номерів. Чистий виконавчий лист може бути створений безпосередньо з «журналу видачі» кнопкою «створити».

Для переходу до підсистеми реєстрації виконавчих листів потрібно натиснути строчку в лівій частині екрану «виконавчі листи». Відкриється нове вікно зі своїм навігатором для переходу між журналами. Всі документи в журналі доступні для перегляду, друку і внесення змін. Якщо в документі не збережена дата видачі виконавчого листа, то доступними для змін є всі раніше внесені дані. Якщо ж в документі збережена дата його видачі, то для зміни стають доступними тільки три наступні поля: дата виконання; відмітка про виконання; примітки.

Всі документи містять відмітки про те, ким і коли вони були внесені до системи, а також коли і ким вони були змінені. Для перегляду і/або редагування повного бланку раніше збереженого документа треба вибрати цей документ в журналі виконавчих листів і натиснути клавішу «Enter». Після цього відкриється вікно із заповненим бланком вибраного документа. У бланк, що відкрився, при необхідності можна внести зміни до полів, доступних для редагування. Для збереження внесених змін треба натиснути кнопку «Зберегти», а для завершення перегляду і/або редагування – кнопку «Вихід». Друк виконавчого листа можливий під час його створення або під час перегляду і/або редагування. Для друку виконавчого листа треба натиснути кнопку «Друк».

У додатковому журналі «За справами» виконавчі листи згруповані по номеру справи, до якої вони відносяться. Створення і робота з виконавчими листами про стягнення аліментів нічим не відрізняється від роботи із звичайними виконавчими листами. Робота по створенню і редагуванню цих документів проводиться так само як і з виконавчими листами через спеціальний журнал «накази» в підсистемі «виконавчі листи».

Скарги

Журнал «Скарги» призначений для реєстрації скарг громадян і контролю за їх виконанням. Для переходу до журналу потрібно натиснути строчку «скарги» в лівому навігаторі вікна програми. Відкриється нове вікно, в лівій частині якого знаходиться свій навігатор, а в правому - реєстраційний журнал для скарг. Журнал містить наступні відомості: номер за порядком реєстрації; дата надходження і реєстраційний індекс; прізвище, ім’я, по-батькові, адреса або місце роботи і категорія заявника; звідки отримано, дата, індекс і відмітка про прийняття до контролю; порушені питання (короткий зміст, індекс) зміст резолюції, її дата і автор, виконавець та термін виконання; дата, індекс, зміст документа, ухвалені рішення, виконавець, відмітка про зняття; номер справи по номенклатурі. Пошук працює так само, як описано вище. Контрольні документи виділяються червоним кольором.

Для реєстрації нової скарги потрібно натиснути кнопку «Нова», після чого відкриється бланк для реєстрації, з полів якого формуються колонки журналу. Для збереження нової скарги (після заповнення всіх необхідних полів), слід натиснути «Зберегти», а для завершення реєстрації скарги – кнопку «Вихід». Всі документи в журналі доступні для перегляду, друку і внесення змін. Всі документи містять відмітки про те, ким і коли вони були внесені до системи, а також коли і ким вони були змінені.

Для перегляду повного бланку раніше збереженого документа треба вибрати цей документ в журналі і натиснути клавішу «Enter». Після цього відкриється вікно із заповненим бланком вибраного документа. Для зміни раніше внесених до документа даних необхідно у вікні, що відкрилося, натиснути кнопку «Змінити», для збереження внесених змін – кнопку «Зберегти», а для завершення перегляду або редагування – кнопку «Вихід». Для розширення можливостей пошуку і підрахунку кількості документів у різних категоріях додатково передбачені журнали: «за абеткою»; «за категорією». Перехід до них можливий через навігатор.

Тексти рішень та вироків. Введення і перегляд

Робота з текстами судових рішень виконується з журналів підсистеми «судові рішення». Для пошуку потрібного рішення можна змінити порядок, в якому документи виводяться на екрані. Якщо натиснути заголовок колонки «дата», то документи розташовуватимуться в порядку зменшення дат. По колонці «П.І.Б» - по прізвищу обвинувачених в алфавітному порядку, «суддя» - по прізвищу судді в алфавітному порядку.

Для того, щоб внести до системи текст вироку, потрібно встановити курсор на необхідну картку в алфавітному показнику справ і натиснути на кнопку «створити» - «вирок». Шапка заповнюється системою з даних в картці. Для того, щоб внести текст з файлу Word, слід відкрити Word і скопіювати текст документа через буфер обміну або натиснути на кнопку «З файлу». Текст буде вставлений безпосередньо в бланк. Якщо натиснути на кнопку «друк», він буде надрукований без шапки у верхній частині бланка.

Другий спосіб вставки тексту – натиснути на кнопку «Приєднати файл». Рішення або вирок будуть приєднано у вигляді значка. Для того, щоб ознайомитись з текстом, слід натиснути 2 рази цей значок. Відкриється вікно «вкладення». Потім необхідно вибрати «відкрити», після чого відкриється Word з текстом рішення. По завершенні введення даних натиснути на кнопки «зберегти» і «вихід». Тепер зміна відомостей в документі неможлива. Для внесення тексту рішення у цивільній справі, натиснути на кнопку «рішення». Подальші дії такі ж самі як і при введенні тексту вироку.

Для перегляду всіх документів у справі, потрібно в алфавітному показнику справ знайти відповідну картку і натиснути на кнопку «перегляд»-«рішення». Відкриється вікно із списком текстів рішень. Для того, щоб проглянути сам текст, слід натиснути потрібну строчку в цьому вікні.

Якщо картка на справу відсутня в базі, рішення можна приєднати безпосередньо з підсистеми «судові рішення». Для цього перейти до «судових рішень», обрати потрібний вид справ, натиснути кнопку «створити». Подальші дії описані вище.

18.01.12 / Просмотров: 6752 / Печать
.

Поиск

Расширенный поиск

Поделись с друзьями

Пользователь

Подписка на новости

Естественный спутник земли?

RSS / MAP / W3C


RSS - международный формат, специально созданный для трансляции данных с одного сайта на другой. 
Используя готовые экспортные файлы в формате RSS, вы можете разместить на своей странице заголовки и аннотации сюжетов наших новостей. 
Кроме того, посредством RSS можно читать новости специальными программами - агрегаторами новостей - и таким образом оперативно узнавать 
об обновлениях нужных сайтов.
Google SiteMap
Valid XHTML 1.0 Transitional

Статистика

Опросы

Активных опросов нет