3.1.2. Організація робочого часу та планування

.

3.1.2. Організація робочого часу та планування

Ефективність та результативність роботи помічників суддів має велике значення в діяльності апарату суду. Від того, наскільки помічник судді вміє якісно організувати свій робочий час, залежить, наскільки він справиться з об’ємом робіт, що сприятиме безперебійній роботі суддів та апарату суду взагалі.

Саме тому помічникам суддів важливо володіти навичками організації власного робочого часу та планування завдань.

Одразу ж введемо єдине інформаційне поле в розрізі організації часу.

Що таке час? Час – це ресурс. «Ресурси (від франц. ressource - допоміжний засіб), грошові кошти, цінності, запаси, можливості, джерела засобів, доходів. Наприклад: природні ресурси, економічні ресурси». (Великий Енциклопедичний словник).

Час – це також допоміжний, але дуже важливий ресурс в житті кожного працівника.

Що таке управління часом? «Управління часом (тайм-менеджмент, організація часу) - це технологія організації часу і підвищення ефективності його використання. Це не стільки набір технік, скільки стиль життя і філософія цінності часу в швидкому потоці інформації і постійно змінному світі». (Вікіпедія)

Отже управління часом - це раціональне використання ресурсу часу протягом робочого дня. Ефективно управляти часом працівник може за умови, якщо:

1. Має бажання це робити.

2. Володіє інструментами планування.

3. Бере відповідальність на себе за використання власного робочого часу.

Ефективна організація часу можлива тільки за наявності всіх трьох складових!!! В даному розділі будуть висвітлені необхідні для планування інструменти, а бажання і відповідальність помічникові судді потрібно розвивати самостійно.

Інструменти в організації часу можна об’єднати в дві групи.

Перша група інструментів – це форми для планування.

В зв’язку з великою кількістю завдань, які виконує помічник судді, важливо планувати їх письмово, щоб забезпечити їх вчасне виконання. Форми для планування можуть бути різними: щоденник, блокнот, стікери, комп’ютерні програми (Outlook), мобільний телефон і т.д. Можна користуватись будь- якою формою, головне, щоб це було ефективно. Форма для планування у помічника судді повинна відповідати певним вимогам:

1. Бути простою та зручною у використанні.

2. Допомагати впорядковувати справи, тобто мати певну систему планування.

3. Бути завжди «під рукою», щоб працівник міг за необхідності звірятись та коригувати плани.

Серед форм, перерахованих вище, найбільш ефективним є щоденник, так як відповідає всім вимогам. Якщо та форма, якою ви користуєтесь зараз не відповідає перерахованим критеріям, її необхідно змінити, або доповнити ще однією, більш ефективною. Ідеальний варіант, якщо форм для планування буде декілька, наприклад, щоденник + мобільний телефон або щоденник + настільний календар.

Друга група інструментів тайм-менеджменту – це прийоми, правила і техніки, які важливо використовувати помічнику судді і дотримуватись протягом дня, щоб найбільш ефективно організувати свій робочий час та не вибитись з запланованого графіку.

Перше правило, яке необхідно ввести в свою діяльність кожному помічнику судді – це зранку планувати свій робочий день. Для цього слід дотримуватись наступного алгоритму:

1. Письмово скласти перелік всіх завдань на день.

Це дасть змогу оцінити обсяг робіт на сьогодні.

2. Визначити, скільки часу знадобиться для вирішення кожного завдання. Так, принаймні, буде зрозуміло, чи можливо взагалі виконати сьогодні, те, що заплановано, адже робочий день не гумовий, а залишатись після закінчення робочого часу не є виходом з ситуації. Залишаючись довше на роботі, доведеться забирати час у інших областей життя (сім’я, відпочинок, хобі та ін.). Тому варто планувати стільки завдань, щоб мати змогу їх виконати до кінця робочого дня.

3. Визначити пріоритетні завдання.

Часто виходить так, що склавши перелік справ на сьогодні і визначивши кількість часу на виконання кожної справи, ми розуміємо, що такий об’єм ми не зможемо осилити за 8 годин робочого часу. Що ж робити? Є принаймні три варіанти:

1. Залишитись після закінчення робочого дня і доробити.

2. Взяти з собою додому і доробити.

3. Визначити найголовніші справи, і виконати їх, а інші виконати завтра.

Перші два способи є найулюбленішими у багатьох працівників, але водночас вони є найменш ефективними. Про це ми вже говорили раніше.

Третій варіант найбільш продуктивний. Розглянемо його більш детально.

Найголовніша справа - це та, яка має фіксований термін, тобто Ви не можете впливати на кінцевий час виконання, крім того, невиконання цієї справи спричинить серйозні наслідки.

Отже, щоб визначити, пріоритетна справа, чи ні, перед тим, як братись за діло, треба відповісти на два питання:

1. Чи можу я впливати на термін виконання?

2. Як ця справа вплине на діяльність судді або суду взагалі?

Виходячи з відповіді, вибираємо один з варіантів:

1) приступаємо негайно до справи;

2) плануємо час для її виконання;

3) вирішуємо, чи будемо ми взагалі її виконувати.

Існує багато різних методів визначення пріоритетів. Розглянемо два основні, найпоширеніші та найбільш застосовні на практиці:

• АВС – аналіз

Метод класифікації завдань на три групи по двом критеріям (терміновість і важливість).

Група A

Висока ступінь пріоритетності - і термінове і важливе завдання. Це саме ті 20%, що принесуть 80% результату. Ця група основна і потребує підвищеної уваги. Ці завдання необхідно виконувати самостійно і не зволікати.

Група B

Середня ступінь пріоритетності - або термінова, або важлива справа. Завдання цієї групи виконуються в другу чергу, або можуть делегуватися, так як містять лише один критерій. Ми або можемо вплинути на термін, або це завдання нас не просуває до стратегічної мети.

Група C

Низька ступінь пріоритетності - найменш термінові, найменш важливі завдання. Якщо Ви не виконаєте ці завдання протягом тижня, це ніяк не вплине на Вашу результативність.

Щоб організувати свій робочий день та розставити пріоритети в щоденних справах, помічник судді має вранці кожного дня виписувати всі справи на сьогодні, аналізувати їх на наявність двох критеріїв і об’єднувати в три групи. В першу чергу необхідно виконувати справи з групи А. Виконання саме цих завдань принесе найбільший результат. Потім можна переходити до виконання завдань групи В, і тільки, якщо залишиться час, справи з групи С.

• Матриця Ейзехауера

Дуайт Девід Ейзенхауер, американський військовий і державний діяч - 34-й Президент США, один з головних американських воєначальників Другої світової війни, генерал армії США - винайшов спосіб, що допомагає концентруватись на головному і ефективно досягати цілей.

В основі способу лежать все ті ж два критерії: терміновість і важливість.

Побудувавши графік, отримуємо чотири квадранти (табл.).

Терміново 3 (С) 1 (А)

Менш терміново 4 (D) 2 (В)

Менш важливо Важливо

Візьміть за приклад свій типовий робочий день. Спробуйте віднести кожну справу чи завдання. що Ви виконуєте протягом дня, до одного з квадрантів. Підрахуйте, приблизну кількість часу, що Ви проводите в кожному з квадрантів. У Вас визначиться квадрант – лідер, в якому Ви проводите більшість часу.

Робіть висновки самі:

Квадрант 1 (А) — термінові і важливі завдання, які вже сигналізують «червоною лампочкою». Їх необхідно виконувати в першу чергу. Для багатьох людей цей квадрант звичний спосіб життя, вони знаходяться в постійному авралі, «гасять пожежі».

Основна діяльність:

• Кризові ситуації

• Невідкладні проблеми,

• Проекти, з термінами, що «горять»,

• Наслідки проблем, які потребують ліквідації.

Квадрант 2 (В) — не термінові, але важливі завдання. Вони просувають нас до стратегічної мети, але ми можемо підготуватися до їх вирішення.

Їх необхідно запланувати. Люди, що більшість часу знаходяться в цьому квадранті мають переваги, хоча б тому, що можуть не кваплячись, більш якісно вирішувати питання.

Основна діяльність:

• Формування стосунків

• Пошук нових можливостей

• Планування

• Відпочинок

• Самовдосконалення

Квадрант 3 (В) — термінові, але неважливі завдання, важливість яких невисока, але вже підтискають терміни їх виконання. Їх необхідно виконати, можливо навіть делегувати і в подальшому впливати на термін. Люди з цього квадранту постійно щось роблять, але результати мізерні.

Основна діяльність:

• Перешкоди, різні дзвінки

• Рутинна кореспонденція, звіти

• Термінові, неважливі справи

• Рутинні зустрічі, збори

Квадрант 4 (D) — не термінові і неважливі завдання. Якщо можна, краще від таких завдань, позбавитися! Це найприємніші завдання. Цікаво, що люди, які більшість часу проводять у Квадранті 1 (А), є частими гостями у Квадранті 4 (D) – в невеличких перервах між «запаркою», вони там відпочивають.

Основна діяльність:

• Приємні заняття

• Викрадачі часу

Задача кожного працівника поступово переміщуватись в Квадрант 2 (В), тому що результатом знаходження в цьому квадранті є:

• Бачення, перспектива

• Рівновага

• Дисципліна

• Контроль

Як знаходити час для Квадранту 2 (В):

1. Відібрати його від квадрантів 3 і 4.

2. Ви не можете ігнорувати справи з квадранта 1, хоча з часом їх об'єм зменшиться, оскільки Ви станете проводити більше часу в квадранті 2, готуючись і проводячи профілактичні дії.

3. Вчіться конструктивно говорити “ні”.

Прийоми підвищення продуктивності протягом робочого дня Окрім алгоритму планування робочого дня важливо пам’ятати про деякі правила, дотримуючись яких на практиці, кожен працівник зможе суттєво підвищити свою продуктивність протягом робочого дня. Це певні звички, які важливо привити у себе помічникові судді:

• Ранкове та вечірнє планування

Найбільш ефективно починати і закінчувати день плануванням. Ввечері, щоб підбити підсумки, проаналізувати свою діяльність, подумати, як її покращити. Вранці, щоб скоригувати день, оптимально спланувати всі завдання.

• «Закрита година»

Це правило означає, що виконуючи найбільш пріоритетне завдання, ви не реагуєте більше ні на що. Одне відволікання становить від 1 до 6 хвилин, людина не може миттєво переключитись на іншу справу, потрібен час. А якщо таких відволікань п’ять, то мало того, що Ви затримуєтесь на 30 хвилин, може страждати якість виконуваної роботи. А цього допустити не можна, адже це завдання високої пріоритетності. Для впровадження цього правила необхідно вміти конструктивно говорити «ні». Порівняйте такі варіанти відмови:

а) «Я не можу це зробити»

б) «Я не можу це зробити зараз, виконую ___________ завдання».

в) «Я не можу це зробити зараз, виконую ___________ завдання, давай об 11.00. Влаштовує?»

Саме варіант в) не образить співбесідника, пояснить, чому йому відмовляють, крім того дасть зрозуміти, коли йому готові допомогти. Це і є конструктивна відмова.

• «60/40»

Доцільно складати план лише на 60% робочого часу, а інші 40% залишити недоторканими. Вільний час може піти на непередбачені зустрічі, відвідувачів, телефонні розмови і тому подібне.

• «Серійне виробництво»

Однотипні завдання краще групувати і виконувати за один підхід. Якщо, наприклад, у Вас заплановано декілька завдань, що відносяться до одного виду діяльності – декілька телефонних розмов, декілька зустрічей, то краще дзвінки виконати окремо, зустрічі теж окремо. Таким чином, економиться час на переключенні з одного виду діяльності на інший.

• Поглиначі часу

Поглиначі, пастки, викрадачі – це різноманітні відволікання від основної справи. Поглиначі є двох видів:

«Внутрішні»

1. Нечітка постановка цілей.

2. Відсутність пріоритетів при виконанні завдань.

3. Спроба надто багато зробити за один раз.

4. Погане планування трудового дня.

5. Відсутність самодисципліни.

6. Невміння довести справу до кінця.

7. Недостатня підготовка до бесід і обговорень.

8. Непомірність ділових записів.

9. Синдром «відкладання».

10. Бажання знати всі факти.

11. Тривалі чекання (наприклад, обумовленої зустрічі).

12. Поспіх, нетерпіння.

13. Дуже рідке делегування (передоручення) справ.

14. Недостатній контроль за передорученими справами.

«Зовнішні»

1. Телефонні дзвінки, що відривають від робочих справ.

2. Незаплановані відволікання для приватних бесід (колеги, рідні).

3. Нездатність сказати «ні».

4. Неповна інформація, що запізнилася.

5. Відволікання (шум).

6. Затяжні наради.

Для того, щоб позбавитись від поглиначів, необхідно:

1. Проглянути перелік внутрішніх та зовнішніх поглиначів, виділити «свої» п'ять найважливіших.

2. Знайти хоча б три рішення на кожен поглинач.

3. Притримуватись дисципліни протягом робочого дня.

Використовуючи в своїй робочій діяльності вищезгадані правила та методи планування, кожен помічник судді зможе грамотно організувати свій робочий час та підвищити ефективність виконання різноманітних завдань.

18.01.12 / Просмотров: 7089 / Печать
.

Поиск

Расширенный поиск

Поделись с друзьями

Пользователь

Подписка на новости

Два плюс три будет, прописью?

RSS / MAP / W3C


RSS - международный формат, специально созданный для трансляции данных с одного сайта на другой. 
Используя готовые экспортные файлы в формате RSS, вы можете разместить на своей странице заголовки и аннотации сюжетов наших новостей. 
Кроме того, посредством RSS можно читать новости специальными программами - агрегаторами новостей - и таким образом оперативно узнавать 
об обновлениях нужных сайтов.
Google SiteMap
Valid XHTML 1.0 Transitional

Статистика

Опросы

Активных опросов нет